Por Roosevelt Benvindo de Oliveira
Um dos maiores problemas vividos pelas equipes de desenvolvimento de sistemas tem sido gerenciar as mudanças ocorridas em um projeto. Saber lidar com essas mudanças tem sido um grande desafio para os gerentes de projetos, pois exige um conjunto de habilidades e boas práticas para controlá-las. Outro fator importante que devemos ter em mente é que as mudanças sempre existirão e que as mesmas não poderão ser inibidas.
Segundo a Rita Mulcahy, devemos entregar para o cliente exatamente o que ele solicitou; nem mais, nem menos. Entregar algo extra é um desperdício de tempo e não acrescenta benefícios ao projeto, especialmente considerando que somente 34% dos projetos são bem sucedidos. Esta afirmação também é abordada no PMBoK 3º edição, pagina 119, da seguinte maneira: “As mudanças não controladas são freqüentemente chamadas de aumento do escopo do projeto(Gold Plating)”
A falta de controle nas alterações do escopo origina-se ainda no início do projeto com os objetivos mal definidos no termo de abertura do projeto. A ausência de um plano de projeto juntamente com a falta de credibilidade por parte dos patrocinadores devido ao grande índice de falhas, falta de levantamento e elaboração de um plano de riscos e, principalmente, avaliação da “tripla restrição” a cada solicitação de mudanças, são os pilares de um projeto mal sucedido. Outro fator importante e pouco observado pelos gestores de projetos é que todo projeto deve ter um plano de comunicação bem estruturado e definido para que todos os interessados no projeto possam acompanhar o desenvolvimento do mesmo através da distribuição das informações e dos relatórios de desempenho. Através dos relatórios de desempenho obtemos feedback das partes interessadas e aumentamos a certeza de que estamos “no caminho certo”.
Segundo a Rita Mulcahy, devemos entregar para o cliente exatamente o que ele solicitou; nem mais, nem menos. Entregar algo extra é um desperdício de tempo e não acrescenta benefícios ao projeto, especialmente considerando que somente 34% dos projetos são bem sucedidos. Esta afirmação também é abordada no PMBoK 3º edição, pagina 119, da seguinte maneira: “As mudanças não controladas são freqüentemente chamadas de aumento do escopo do projeto(Gold Plating)”
A falta de controle nas alterações do escopo origina-se ainda no início do projeto com os objetivos mal definidos no termo de abertura do projeto. A ausência de um plano de projeto juntamente com a falta de credibilidade por parte dos patrocinadores devido ao grande índice de falhas, falta de levantamento e elaboração de um plano de riscos e, principalmente, avaliação da “tripla restrição” a cada solicitação de mudanças, são os pilares de um projeto mal sucedido. Outro fator importante e pouco observado pelos gestores de projetos é que todo projeto deve ter um plano de comunicação bem estruturado e definido para que todos os interessados no projeto possam acompanhar o desenvolvimento do mesmo através da distribuição das informações e dos relatórios de desempenho. Através dos relatórios de desempenho obtemos feedback das partes interessadas e aumentamos a certeza de que estamos “no caminho certo”.
Saber gerenciar as mudanças é essencial, principalmente quando envolve as mudanças de variáveis que podem gerar o fracasso de um projeto. Diante desta preocupação, o PMBoK em sua 3º edição, na área de conhecimento referente a Escopo, define o processo controle do escopo e atribuí a ele a responsabilidade de influenciar os fatores que criam mudanças no escopo do projeto e de controlar o impacto dessas mudanças. Ele garante que todas as mudanças solicitadas e ações corretivas recomendadas sejam processadas por meio do processo controle integrado de mudanças do projeto. Ainda, segundo o PMBoK, o processo controle do escopo do projeto também é usado para gerenciar as mudanças no momento em que efetivamente ocorrem e é integrado a outros processos de controle.
Sabemos que a necessidade de mudanças em um projeto é inevitável e que estas não podem ser inibidas. Diante dessa afirmação, temos que preparar nossos projetos de forma a se adaptarem as mudanças conforme ocorrem, mantendo sempre o foco nos objetivos definidos no termo de abertura do projeto. Não é necessariamente o excesso de mudanças que faz um projeto fracassar, mas a falta de controle e monitoramento das mesmas. Sendo assim, devemos observar que mudanças em um projeto não é uma falha, mas a falta de controle geralmente resulta num projeto fracassado. É imprescindível assumirmos que todos os projetos sofrem alterações e um bom gerente de projetos sempre planeja como essas mudanças serão solicitadas, validadas, implementadas, documentadas e comunicadas.
Sabemos que a necessidade de mudanças em um projeto é inevitável e que estas não podem ser inibidas. Diante dessa afirmação, temos que preparar nossos projetos de forma a se adaptarem as mudanças conforme ocorrem, mantendo sempre o foco nos objetivos definidos no termo de abertura do projeto. Não é necessariamente o excesso de mudanças que faz um projeto fracassar, mas a falta de controle e monitoramento das mesmas. Sendo assim, devemos observar que mudanças em um projeto não é uma falha, mas a falta de controle geralmente resulta num projeto fracassado. É imprescindível assumirmos que todos os projetos sofrem alterações e um bom gerente de projetos sempre planeja como essas mudanças serão solicitadas, validadas, implementadas, documentadas e comunicadas.
