O DNA do PMO

Autor: Jack S. Duggal, MBA, PMP Escritórios de Gerenciamento de Projetos (PMOs) estão ao redor já por algum tempo e se tornaram um elemento comum em muitas organizações. Apesar disso, o propósito central e a função de um PMO continua a ser questionado e debatido. A situação fica ainda mais complicada nas organizações em que os PMOs se proliferam em múltiplos níveis com sobreposição de funções ou funções conflitantes. Por outro lado, às vezes, quando não há clareza de propósitos, tendo um enfoque estreito acaba limitando o valor do PMO. Assim como o DNA contém as instruções genéticas utilizadas no desenvolvimento e funcionamento de todos os organismos vivos conhecidos, será que há um código que contém todos os elementos para a construção de um PMO bem sucedido? A forma específica, função e estrutura de um PMO para a sua organização vai depender de uma série de fatores como: seus desafios atuais e necessidades; o tamanho e o tipo da sua organização, a natureza e o escopo dos projetos; maturidade da sua organização de gerenciamento de projetos. No entanto, muitos dos elementos centrais de um PMO podem ser identificados e mapeados. Durante uma sessão do SeminarsWorld® tentamos decodificar o DNA, ou identificar os elementos centrais de um PMO bem sucedido, que poderia ser escalável e aplicado a qualquer tipo de organização ou negócio. Os Seis Elementos do DNA do PMO Para construir uma visão holística do PMO, uma visão integrada do PMO é necessária. O DNA do PMO ajuda a organizar as funções de PMO em seis grandes categorias, conforme mostrado abaixo: 1. Execução e desempenho: Enfoque nos aspectos táticos da execução do projeto, fornecendo processos padronizados, metodologias, ferramentas, modelos, treinamento e suporte para melhorar as capacidades de execução e entrega. 2. Suporte estratégico a apoio à decisão: Facilita o gerenciamento de portfólio, fornecendo informações para a seleção e priorização de projetos, destacando informações importantes para avaliar o risco, capacidade de recursos e gerenciamento de demanda e de apoio à decisão favorável ao alinhamento dos negócios, os benefícios de realização e gerenciamento de valor. 3. Governança: Estabelece uma estrutura de tomada de decisões para ligar a estratégia com a tática, e facilita as decisões-chave do projeto/programa, incluindo a definição de políticas, procedimentos e mecanismos de governança, que estabelece estágios. 4. A gestão de desempenho e relatórios: Fornece informações consolidadas e transparência com os relatórios relevantes que ajudam no controle e gerenciamento de projetos, programas e gerenciamento de portfólio. 5. Comunicação e gestão de relacionamento: Identifica as ligações e dependências, detecta falhas de comunicação e problemas de desempenho. Ainda resolve problemas de comunicações e questões de interface através de silos organizacionais, desenvolve e gerencia as relações com as partes interessadas. 6. Gestão de mudança organizacional: Como o gerenciamento de projetos é a ferramenta pela qual as mudanças acontecem, o PMO pode ajudar a facilitar e preparar para as mudanças. Os elementos acima referidos podem ser encontrados em um PMO típico, individualmente ou em combinações de duas ou mais, mas raramente todas as seis áreas. Como você aplica a idéia do DNA para o seu PMO? Avalie o seu PMO através da perspectiva de cada uma dos seis elementos, medindo as forças e fraquezas. Faça parte da comunidade de prática de Escritório de Gerenciamento de Projetos do PMI. Autor: Jack S. Duggal, MBA, PMP Sr. Duggal é diretor do Projectize Group LLC, palestrante e membro do PMI SeminarsWorld®